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掌握分析艺术

[日期:2007-11-05] 来源:  作者: [字体: ]

学会做一个既懂人,也通晓利润的经理。

设想在交易驾驶飞机,如果没有仪表,无从知道油位、飞行高度、空气速度,情况会怎样?哪里有山?最近的机场在哪儿?飞机能飞那么远吗?
正如仪表对于飞行员生死攸关,企业管理者也必须掌握财务情况。离开了会计、分析师提供的事实数据,你就不可能做出合理有据的决策。

分析能让你了解过去事情的来龙去脉。然而,分析的真正目的是帮你了解采取某些行动会带来什么结果。例如,如果拓展业务领域,公司会得到合理的收益吗?答案来自于对以往的业务扩展,当前的竞争形势等一系列问题的分析。 商界以损益盈亏为中心,因此那些能从财务角度说话的人有更多机会、更大影响力。但经理人不一定非有财务背景,才能利用数据为自己服务。会计并没有什么特殊的秘密或学问。

关键在于采取新的态度:事无巨细都与盈亏有关,都值得从这个角度出发加以考虑。如果讨论所有问题都从利润角度出发,你就会被视为不可多得的人才。

所以,你应该给自己来个全方位大转变,从没有财务头脑转变成既了解人的因素,也了解相关的利润因素等双方面的经理。

影响经营结果的两个方面 最大限度提高利润、降低成本及开支是经理人的职责。这是财务因素的一面。

另一面是人的因素。经理人已经意识到聘请一位员工,不仅牵涉到薪水和津贴问题,还包含道义责任。公司应保证工作环境的安全,员工具备工作所需的一切,有职业晋升的机会。

经理们不断跟这类与人有关的问题打交道,这些问题会影响企业的经营效果。

假设你在会上提出一个与人事有关的问题,如果仅仅从人的角度就事论事谈,你就失去了一次本来可以更充分地表达自己的机会。因为要是能够从决策者最关心的财务角度来分析人事问题,得到的效果就会好得多。 非财务问题的财务方面

让我们来看看应该怎么做吧。比如,要是你想向公司管理部门建议把自己所在的部门搬到楼下,理由是你们的工作大都与楼下的那个部门有关。搬家大约要花4,000元钱,可能还要占用两、三个工作日。由于开支太大,你的提议很可能被否绝。

为证明这一提议的合理性,你应该估算一下,在两个部门之间跑来跑去浪费的时间。时间一定是有财务价值的,略加计算就能把搬家可能带来的好处折算成钱。

在研究这个问题时,要把下面一些问题考虑进去。比如,在上司看不到的时候,员工偷懒会浪费时间;由于有关的两个部门地处两个楼层,工作效率难免会降低。一个部门需要到另一个部门去使用设备,相互沟通的困难会降低生产率,由于楼层的距离还需要增加额外的运作环节。 这些因素都可以用钱来衡量。然后,把这个数字同你部门员工的总收入(工资加上其它福利)相比,这个非财务问题就转化成钱了。很快就能算出需要多少时间才能弥补搬迁的开销,而在此之后,就能以较低成本运作了。

用市场观点看待本部门

要是你所在的部门不直接和顾客打交道,你可能会说:"我们部门怎么创利呢?"因为大多数部门虽然不和钱打交道,但却和其它商品,如服务、信息、支援打交道,所以,有必要以利润重新定义。

例如,后方的部门经理可能永远见不到一个传统意义上的顾客。但实际上,每个经理都有自己的顾客,而且天天都在为这个顾客服务。例如,会计部就既向其它部门支付产品(如财务报告、付款支票、报表),也提供服务(如咨询、预算建议、审核)。
记住,每个部门都有自己的经营结果,每一种职能都有自己的顾客。要在你所在的部门内创造一种环境,让它象在市场上一样可感知、可分析。从为其它部门提供产品和服务意义出发,你就必须创造并且保持利润,正如营销部门必须设法向市场营销产品、实现利润一样。

在你把自己看成提供内部服务的经理之后,就能够运用这些技巧从财务角度去分析那些司空见惯的问题了。 提高解决问题的能力

这是分析的关键部分,以下是几条有关原则。

向所有相关的人征询意见 包括其它部门的人、决策者,以及本部门员工。越广泛越好。

确定一个形成方案的期限,并广而告之。可以开个会征求意见,不管什么样的主意都要有个答复。到了最后期限,就要采取行动。

不钻牛角尖 愿意随时考虑不同观点。一旦发现你的看法错了,就要果断放弃它。坚持错误观点苦苦挣扎会浪费更多时间。

不断试验,必要时改变路线 有时你费了很大劲才找到问题症结怕在,得出适当的解决办法。可是,几个月之后这个方法可能就已经过时。所以要勇于放弃那些不再适用的方法。

没有永远适用的办法 以往的老经验当然能解决一些新问题,但也要乐于接受新方法。

分析的困难之处

摆弄数据是分析中较容易的部分。你可以给数据取平均值,可以换算成比率,绘成图表,你还可以制成彩色幻灯片。但是,这一切都是最后的步骤。

为确保朝着正确的方向前进在处理数据之前,必须首先考虑以下几个问题:

第一个问题是:我要解决什么问题?聪明的专业人士会先谨慎地找准问题的症结何在,而不是匆匆动手去解决问题。 接着问自己:我打算用的信息有助于解决问题吗?如果仅仅把信息搅和在一起,却拿不出有用的结果,那么分析就毫无价值。

最后还要再想一想:还有哪些信息更能说明问题?不要局限于自己熟悉的或者易于得到的信息。应该寻找最相关的,而不是最方便的信息来源。

 

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